Autoři: Libor Novák, Robert Nešpůrek
Zdroj: FairWhistle Blog
Zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, aby povinné osoby umožnily oznamovatelům (tj. především zaměstnancům, OSVČ, ale i smluvním partnerům jako např. dodavatelům), učinit v rámci své organizace oznámení písemně, ústně a na žádost i osobně. Dále zákon požaduje, aby obsah oznámení a totožnost oznamovatele znala pouze tzv. příslušná osoba, tj. za tímto účelem jmenovaný firemní ombudsman.
Jaké konkrétní oznamovací kanály zvolíte, je na vás, ale musíte je namixovat tak, abyste splnili zákonný požadavek umožnit všem potenciálním oznamovatelům oznamovat písemně, ústně a osobně, a abyste zajistili ochranu jejich identity.
Při jejich výběru zvažte, co je pro vaši organizaci důležité a jaké požadavky by měly kanály splňovat. Jednotlivé parametry kanálů mohou zvyšovat komfort uživatelů (dostupnost i mimo pracovní dobu) či naopak nevědomky stavět bariéry (omezené jazykové verze, nedostatečná ochrana anonymity oznamovatele, omezený přístup pro osoby mimo organizaci). Za best practice řešení jsou v současné době považovány webové platformy, které fungují jako cloudová služba, a proto většinou nevyžadují žádný zásah do vašeho IT systému. Pokud zvolíte pokročilejší verze webových platforem, které umožňují v jednom systému písemné i telefonické oznamování, budete je muset doplnit již jen osobou firemního ombudsmana.
Mnoho klientů se nás ptá, zda musí přijímat anonymní oznámení. Směrnice EU uvádí, že členské státy mohou zavést povinnost organizací přijímat anonymní oznámení. Současný návrh zákona tuto povinnost výslovně neobsahuje, ale důvodová zpráva uvádí, že anonymní podání je nutné přijímat. Proto se domníváme, že pokud by se organizace snažila vyloučit anonymní oznámení, riskovala by, že její vnitřní oznamovací systém nebude splňovat zákonné požadavky. Pokud se snažíte zavést bezpečný a důvěryhodný oznamovací systém, pak možnost oznamovat anonymně bude zvyšovat kredibilitu celého systému. Kromě toho, statistiky uvádějí, že společnosti, které anonymní oznamování připustily, získávají vyšší počet relevantních oznámení.
Níže najdete přehled vlastností nejvíce využívaných oznamovacích kanálů.
nezávislý profesionál s příslušným vzděláním a expertizou jmenovaný organizací jako tzv. příslušná osoba, která je odpovědná za přijímání a řešení oznámení.
| Výhody: | Nevýhody: |
| Má odborné znalosti a zkušenosti s přijímáním a řešením oznámení a umí řídit právní rizika | Nevhodné pro oznamovatele, který chce zůstat 100% anonymní |
| Stojí mimo organizaci, není v konfliktu zájmů | Neumožňuje ústně oznamovat odkudkoli a kdykoli, je nutné sjednat schůzku |
| Zvyšuje důvěryhodnost pro oznamovatele, může mu poskytnout podporu a informace ohledně jeho práv, navázat s ním dialog a získat informace nezbytné k efektivnímu prošetření oznámení | Pro prověřování oznámení uvnitř organizace bude potřebovat součinnost organizace |
| Je nestranný, není ovlivněn tlakem či míněním zaměstnanců v dané organizaci | |
| Je k dispozici 24/7, funguje zastupitelnost, je schopný komunikovat v jazycích, které potřebujete |
zaměstnanec organizace jmenovaný jako tzv. příslušná osoba, která je odpovědná za přijímání a řešení oznámení.
| Výhody: | Nevýhody: |
| Zná prostředí organizace a snadněji bude prověřovat případná oznámení | Nevhodné pro oznamovatele, který chce zůstat 100% anonymní |
| Neumožňuje ústně oznamovat odkudkoli a kdykoli, je nutné sjednat schůzku | |
| Není nestranný a hrozí konflikt zájmů, může být pod tlakem organizace, jejímž je zaměstnanec | |
| Menší důvěra pro oznamovatele, který nevěří, v jeho nestrannost | |
| Nemá dostatek znalostí a zkušeností pro řízení rizik spojených s oznamováním | |
| Nutné vyčlenit kapacitu zaměstnance nebo přijmout nového, zajistit jeho dostupnost 365/7 nebo zastupitelnost může být obtížné |
cloudová služba pro online oznamování na zabezpečené webové adrese určené pro organizaci
| Výhody: | Nevýhody: |
| Umožňuje písemné oznamování odkudkoli s přístupem na web a kdykoli 24/7, sofistikovanější verze zahrnují i telefonické oznamování | Nutnost počítačové/elektronické gramotnosti |
| Umožňuje 100% anonymní oznámení | Nutnost přihlašování do systému (požadavek na uživatelské jméno/heslo) |
| Umožňuje následnou komunikaci s oznamovatelem a zasílání příloh | Vyžaduje delší čas pro zřízení a nastavení vnitřního uživatelského prostředí |
| Vnitřní prostředí můžete uzpůsobit vaší organizaci (loga, jazyky, vysvětlující texty, dotazníky) | Cloudová služba je zpoplatněna |
| Lze nastavit přístupová práva příslušným osobám | |
| Poskytují auditní záznam o aktivitách v systému | |
| Umožňují vést elektronickou evidenci oznámení |
centrální e-mailová adresa zřízená výlučně pro oznamování, ke které má přístup pouze příslušná osoba.
| Výhody: | Nevýhody: |
| Univerzální a levné řešení | Náročné z hlediska IT opatření v rámci organizace: email musí být zajištěn tak, aby do něj neměl přístup nikdo kromě příslušné osoby |
| Umožňuje písemné oznamování odkudkoli s přístupem na web a kdykoli 24/7 | Ochrana identity oznamovatele a důvěrnost informací není zaručena: e-mail může být vždy vystopován |
| Umožňuje následnou komunikaci s oznamovatelem a zasílání příloh (důkazů atp.) | Nedůvěra oznamovatele, který nevěří v důvěrnost e-mailové komunikace |
centrální telefonní linka zřízená výlučně pro ústní oznamování, ke které má přístup pouze příslušná osoba. Může být pojata různými způsoby: záznamník, rozhovor s externím operátorem nebo přímo s příslušnou osobou.
| Výhody: | Nevýhody: |
| Umožňuje ústní oznamování odkudkoli bez nutnosti přístupu na web, automatizovaný systém kdykoli 24/7 | Nemusí zajistit anonymitu/ochranu identity oznamovatele |
| Nemožnost následné komunikace s oznamovatelem | |
| Neumožňuje zasílání dokumentů (přiložení důkazů) | |
| Nutné zajistit nahrávku ústního oznámení | |
| Případná jazyková bariéra (např. omezená schopnost komunikovat v anglickém či jiném jazyce) |
fyzická schránka umístěná v prostorách organizace, do které mohou oznamovatelé vkládat svá písemná oznámení.
| Výhody: | Nevýhody: |
| Jednoduché řešení | Obtížné zajistit ochranu identity oznamovatele při vkládání oznámení |
| Omezená přístupnost: přístupné jen v pracovní době a nepřístupné pro oznamovatele mimo organizaci jako jsou dodavatelé | |
| Rychlé a levné řešení | Necentralizované řešení, pokud má zaměstnavatel více poboček Nepraktické: nutnost zajistit 24/7 obsluhu schránky Neumožňuje následnou komunikaci s oznamovatelem Neumožňuje elektronickou evidenci oznámení |
Radka Rainová
