Autoři: David Krch, Martina Jelínková, Blanka Vacková, Adéla Skočíková

Od začátku října je účinná novela zákoníku práce, která zavedla možnost poskytovat zaměstnancům paušální náhrady nákladů za práci na dálku (home office). Náhrady za home office bylo možné vyplácet již dříve. Ovšem bylo nutné, aby každý zaměstnanec předložil své vlastní náklady, které mu zaměstnavatel následně proplatil. Takový postup byl ale zejména administrativně velmi náročný. Novela zákoníku práce proto přinesla možnost (nikoli však povinnost) implementovat zjednodušení ve formě paušální výše náhrady plošně pro všechny zaměstnance. Zaměstnavatel přitom nemusí dokládat žádné skutečné náklady u zaměstnance (např. účty za elektřinu apod.). 

Obecné informace k poskytování paušálních náhrad nákladů:

• Je nutné vést evidenci doby (každé započaté hodiny), kdy zaměstnanci vykonávají práci na dálku, a dle této doby vypočítat výši paušální náhrady nákladů.
• Výpočet náhrady nákladů práce na dálku bude vycházet z výpočtu stanoveného v zákoníku práce (ZP) v § 190a odst. 4 (potažmo z vyhlášky Ministerstva práce a sociálních věcí).
• Vyhláška MPSV v tuto chvíli stanovuje, že paušální částka náhrady nákladů při práci na dálku podle § 190a odst. 1 písm. b) zákoníku práce činí 4,60 Kč za hodinu.

Možnosti úpravy paušální náhrady:

Poskytování náhrady nákladů paušální částkou ve výši stanovené dle výpočtu upraveném v § 190a odst. 4 ZP.

• Tyto náhrady nebudou na straně zaměstnance předmětem daně z příjmů (tedy nebudou ani podléhat povinným odvodům na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění („SZZP“)).
• Na straně zaměstnavatele se bude jednat o daňově uznatelný náklad v plné výši.
• Poskytnutí této náhrady je nutné upravit v kolektivní smlouvě/vnitřním předpisu/případně i v individuální smlouvě.
  

Úplné vyloučení nároku na náhrady nákladů, případně poskytování náhrady nákladů v nižší výši, než je částka stanovená zákoníkem práce.

• Se zaměstnancem je možné se předem písemně dohodnout na tom, že náhrady nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku (příp. jejich část) zaměstnanci nepřísluší (v § 190a odst. 2 zákoníku práce).
• Lze tedy vyloučit všechny, nebo jen některou složku nákladů z náhrad.
• V případě poskytnutí nižších náhrad budou daňové dopady stejné jako v bodě (i).
• Tuto variantu je nezbytné mít sjednanou se zaměstnancem v individuální dohodě (tj. nelze pokrýt pouze kolektivní smlouvou).

Poskytování náhrady nákladů ve vyšší výši, než je částka stanovená zákoníkem práce (§ 190a odst. 5 ZP).

• Nelze využít pro zaměstnance pracující ve státní sféře.
• Dle důvodové zprávy bude hodnota převyšující paušální částku představovat zdanitelný příjem zaměstnance, který bude rovněž podléhat povinným odvodům na SZZP.
• Pokud bude poskytování vyšších náhrad sjednáno písemně (postačí kolektivní smlouva, vnitřní směrnice, případně i smlouva se zaměstnancem), bude se na straně zaměstnavatele jednat o daňově uznatelný náklad dle § 24 odst. 2 písm. j bod 5 ZDP.
• S ohledem na aktuálně projednávaný konsolidační balíček je třeba daňovou uznatelnost vyšších náhrad případně zrevidovat po jeho účinnosti.

Pro všechny výše uvedené varianty platí, že pokud zaměstnavatel nebude vést evidenci hodin odpracovaných zaměstnancem na dálku, nebude možné určitě výši nároku na náhradu nákladů, která by byla mimo předmět daně u zaměstnance. Celá vyplacená náhrada by tak představovala zdanitelný příjem na straně zaměstnance podléhající povinným odvodům na SZZP. Na straně zaměstnavatele by se však patrně jednalo o daňově uznatelný náklad, pokud by bylo poskytování těchto náhrad upraveno v kolektivní smlouvě/vnitřní směrnici/smlouvě se zaměstnancem.

Skutečně vynaložené náklady prokázané zaměstnancem

Novela zákoníku práce zachovává i možnost náhrady nákladů ve skutečné výši prokázané daným zaměstnancem (§ 190a odst. 1 písm. a) ZP).  

Tyto skutečně prokázané náhrady nákladů by byly mimo předmět daně z příjmů u zaměstnance (tedy i mimo povinné odvody na SZZP). Na straně zaměstnavatele by se jednalo o daňově uznatelný náklad. Zde se jeví jako možné riziko umět prokázat skutečnou výši nákladů ve spojitosti s pracovní činností zaměstnance a pravděpodobně bude pro zaměstnavatele jednodušší cesta jít formou paušální náhrady stanovené vyhláškou MPSV.