Autoři: Robert Nešpůrek, Jan Diblík, František Korbel

Vážení klienti a obchodní přátelé,

dne 12. března 2020 vyhlásila vláda v České republice nouzový stav a postupně přijímá krizová opatření v reakci na šíření tzv. koronaviru. Krizová opatření mění zásadně tradiční způsob práce, na který byla většina z nás zvyklá. Schůzky nahradily videokonference, není žádoucí se osobně potkávat ani chodit na úřady. Proto přirozeně vyvstávají otázky, jak v praxi řešit jednání vůči obchodním partnerům i úřadům bez fyzického setkání. České právo již delší dobu umožňuje uzavírat smlouvy a uskutečňovat právní jednání elektronicky, tj. i když se obě strany nemohou potkat. Formou odpovědí na nejčastější otázky, se kterými se v praxi setkáváme, jsme pro Vás připravili aktuální shrnutí, jak „fungovat“ na dálku.

Potřebujete jednat se svým obchodním partnerem nebo s ním uzavřít smlouvu?

• Pro soukromoprávní jednání v elektronické podobě nejsou prakticky žádná omezení. Dokonce za předpokladu, že elektronický prostředek právního jednání umožňuje zachytit obsah daného jednání a dostatečně určit jednající osobu, jsou zachovány požadavky na písemnou formu právního jednání i bez připojení podpisu.[1]
• Při podepisování elektronického dokumentu v soukromoprávních vztazích lze užít jakýkoli typ elektronického podpisu, tedy i tzv. prostý elektronický podpis,[2] za který lze považovat jakákoliv data „…v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě, nebo jsou s nimi logicky spojena, a která podepisující osoba používá k podepsání“.
• Smlouvu mezi dvěma soukromoprávními subjekty je tedy ve většině případů možné si „podepsat“ např. zasláním prostého e-mailu s uvedením hlavičky, patičky či jména (zvláště bude-li užita ve smyslu podpisu, tj. stvrzení konečnosti a vážnosti vůle), vlastnoručním podpisem na příslušném dokumentu a jeho následným zasláním e-mailem ve formě scanu, s vyšší mírou důkazní spolehlivosti pak prostřednictvím vhodných kontraktačních platforem (např. globálně známé platformy DocuSign, ale existují i česká řešení), ale i připojením vyšších forem (zaručeného či kvalifikovaného) elektronického podpisu.
• Ačkoli by každá takto podepsaná smlouva měla být platná, doporučujeme stanovit si jasná vnitřní pravidla pro elektronické podepisování, zejména jde-li o hodnotu plnění a možná rizika pro společnost, za níž předem určená osoba podepisuje.
• Ačkoli se stále vyskytují rozhodnutí Nejvyššího soudu, která devalvují elektronické právní jednání a zpochybňují právní rovnocennost elektronické a listinné podoby písemností,[3] přístup soudů zejména nižších stupňů bývá v této oblasti pozitivní. Strany sporu se spíše přou o samotný obsah dokumentu než o platnost elektronického podpisu, který se soudci i stranám často zobrazuje jako vlastnoručně provedený, a proto primárně nesporný.

Potřebujete jednat vůči úřadům?

• Pro jednání vůči veřejnoprávnímu subjektu (např. obecnímu či jakémukoli státnímu úřadu) lze použít pouze uznávaný elektronický podpis.[4] To platí pro veškerá právní jednání včetně uzavírání smluv.
• Podání vůči orgánům veřejné moci nemusí být podepsána elektronickým podpisem, pokud jsou zaslána datovou schránkou. Takové jednání totiž může učinit držitel datové schránky (obvykle statutární zástupce právnické osoby) prostřednictvím datové schránky bez dalšího – takový, byť nepodepsaný, dokument má stejné účinky jako úkon písemně a vlastnoručně podepsaný.[5]

Potřebujete vyřešit pracovněprávní záležitost?

• Oproti jednání mezi soukromými subjekty je české pracovní právo z hlediska elektronizace bohužel dosud velmi zaostalé a rigidní. Možnost využití elektronického právního jednání v pracovněprávních vztazích je omezená, neboť u vybraných důležitých písemností (vznik, změna a skončení pracovního poměrunebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, mzdový nebo platový výměr atd.) zákoník práce stanoví zbytečně přísné požadavky na jejich elektronické doručování.
• K elektronickému předání výše uvedených dokumentů prostřednictvím sítě (např. e-mail, intranet zaměstnavatele) nebo prostřednictvím služby elektronických komunikací (např. datová schránka) budete jako zaměstnavatel potřebovat:
  • předchozí výslovný písemný souhlas zaměstnance s elektronickým doručováním na poskytnutou elektronickou adresu;
  • doručovanou písemnost podepsat uznávaným elektronickým podpisem a
  • aby zaměstnanec převzetí doručované písemnosti potvrdil datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem do 3 dnů ode dne jejího odeslání.
• Nesplníte-li kterýkoli z výše uvedených bodů, písemnost nebude doručena, a to i přesto, že by se s ní zaměstnanec prokazatelně seznámil. Obdobně obtížné je doručování písemností od zaměstnance zaměstnavateli. Z těchto důvodů vždy doporučujeme pečlivě zvažovat rizika související s elektronizací důležitých písemností, ale neodrazujeme od ní.
• Pro ostatní (nedůležité) písemnosti v pracovněprávních vztazích (např. kvalifikační dohoda, dohoda o odpovědnosti nebo dohoda o mzdě) však výše uvedené podmínky neplatí a lze je podepisovat a doručovat stejně jako jiné soukromoprávní jednání.

Dlouhodobě usilujeme o to, aby české právo i rozhodovací praxe českých soudů konečně uznaly liberalizaci elektronického právního jednání a jeho zrovnoprávnění s listinnou podobou dokumentů zavedenou evropskými právními předpisy i občanským zákoníkem před mnoha lety. K další digitalizaci právního jednání jistě přispěje nedávná nová legislativa (zejména zákon o právu na digitální služby a novely zákonů zavádějící tzv. bankovní identitu), na které se náš expertní tým na legislativu a elektronizaci měl možnost podstatným způsobem podílet. Široké užívání elektronických prostředků, které nám české právo již nyní nabízí, tento trend bezpochyby ještě urychlí.

[1] Za předpokladu užití českého práva viz § 562 odst. 1 občanského zákoníku, s výjimkou požadavku na úředně ověřený podpis či formu veřejné listiny. Uvedené platí i přes z našeho pohledu extrémně formalistickou a překonanou judikaturu českých soudů.

[2] Viz nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu („eIDAS“), v souladu s čl. 3 bodem 10 a čl. 25 odst. 1 eIDAS a zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů („ZSVDET“) v souladu s jeho § 7.

[3] Např. usnesení Nejvyššího soudu České republiky č. j. 26 Cdo 1230/2019-175 ze dne 22. května 2019.

[4] Viz § 6 ZSVDET, tj. zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Kvalifikovaný certifikát, pomocí kterého vytvoříte uznávaný elektronický podpis, získáte u kterékoli z certifikačních autorit. Společnost První certifikační autorita, a.s. po dobu nouzového stavu umožňuje získat kvalifikovaný certifikát pro elektronický podpis i pouze on-line cestou.

[5] Ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více osob.